REVISTA OFICIAL de la Asociación de Corrugadores del Caribe, Centro y Suramérica (ACCCSA)
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La medición bien conceptualizada nos ayuda a: a) Planificar de manera más confiable; b) Diferenciar con mayor precisión las oportunidades de mejora; c) Analizar las oportunidades, y d) Explicar los hechos acontecidos. Por ello, la fuente de información para alimentar los indicadores debe cumplir tres condiciones: disponible, medible y verificable.

En este artículo aprenderemos sobre indicadores de eficacia, eficiencia y productividad, pero antes es necesario saber el significado de cada término.

Eficacia: es la capacidad para lograr un resultado determinado.

Eficiencia: se relaciona con los recursos empleados para alcanzar un resultado determinado.

Productividad: se define como la relación entre eficacia y eficiencia.

Errores en la medición del desempeño

Durante la etapa de desarrollo es común cometer errores, dos de ellos son:

1. Hay un refrán que dice: “Ni tanto que queme el santo, ni tan poco que no lo alumbre”. Algunas empresas se exceden en la cantidad de indicadores, pero no todo lo que se mide es útil pues se pierde el enfoque; nuestro fin es el cliente y en torno a él debemos desarrollar las métricas de control.

2. Discutir por el mal desempeño no tiene sentido, debemos rastrear las causas que lo generaron. El uso de herramientas de calidad como histogramas, diagrama causa-efecto, diagrama de Pareto o gráficos de control son útiles para este fin.

¿Qué necesitamos medir?

Es evidente que debemos medir lo relacionado con el mercado, los clientes, la tecnología y la gestión interna; nuestro sistema debe centrarse en los procesos y no en las funciones; las áreas deben alinearse con el fin de lograr un objetivo común. Así, en lugar de optimizar indicadores propios, los departamentos trabajarán para mejorar el desempeño de los procesos en los que intervienen. Consideremos como ejemplo la entrega de un pedido de cajas.

Según el esquema, pueden definirse los siguientes indicadores:

1. Indicadores de eficacia: La eficacia es el grado de cumplimiento de una tarea. Se puede medir, por ejemplo, el porcentaje de cumplimiento del plan de producción y el grado de satisfacción del cliente con relación a los pedidos.

2. Indicadores de eficiencia: La eficiencia tiene que ver con el cumplimiento de la tarea al mínimo gasto de recursos, ya sea tiempo, mano de obra, materiales o gastos; por lo tanto, basado en esa consideración, se puede considerar el gasto real contra el gasto presupuestado.

3. Indicador de productividad. Pueden darse los siguientes escenarios: a) eficaces pero ineficientes, se cumple con los objetivos trazados pero el gasto de recursos es excesivo; b) eficaces y eficientes, es el escenario ideal, se cumple con los objetivos y el gasto de recursos es mínimo, y c) ineficaces e ineficientes, no se cumplen los objetivos propuestos y el gasto es excesivo.

Método de medición y presentación de resultados

Cada empresa debe elegir el método m&´s adecuado a su necesidad, desde diseños propios hasta software especializado; lo importante es que responda a información útil para la toma de decisiones. Los pasos mínimos son los siguientes:

1. Defina los objetivos estratégicos, estos pueden enfocarse en el cliente, la rentabilidad, el producto, el ambiente y el desarrollo del recurso humano.

2. Asigne un peso o valor a cada objetivo según la importancia dada, por ejemplo: Cliente: 25%; Rentabilidad: 20%; Producto: 20%; Ambiente: 15%; Recurso Humano: 20%.

3. Defina indicadores de medición para cada objetivo. Cada objetivo estratégico debe tener los indicadores que nos ayuden a cumplir el objetivo trazado, así, el peso del objetivo debe ser distribuido entre los indicadores definidos. Por ejemplo, consideremos los siguientes indicadores para producto, cuyo peso es del 20%: Costo de conversión: 5%; Costo de mala calidad: 5%; Rotación de inventarios: 3%; Cumplimiento del plan de producción: 3%; Gastos: 4%.

4. Defina la forma de cálculo para cada indicador. Debe ser clara para no ser subjetivos al reportar el resultado.

5. Defina las metas de control para cada indicador. Cada indicador debe tener sus metas, así podemos evaluar si estamos siendo eficaces en la consecución de los resultados. Se pueden considerar tres metas: mínima, satisfactoria y máxima.

6. Desarrolle un sistema de presentación de resultados. El sistema debe consolidar de manera sencilla el resultado general del departamento. El desarrollo de aplicaciones que muestran los datos por medio de colores, tipo semáforo, es la mejor forma de visualizar el resultado, el color mostrará el estado del indicador según las metas propuestas. El sistema también debe mostrar gráficos por indicador de forma que ilustren los resultados mensuales y su estado contra las metas definidas y los periodos anteriores.

A manera de ejemplo, el siguiente Informe de Gestión ilustra los resultados para el objetivo estratégico Producto, nos permite observar los resultados de la Gerencia de Producción en el periodo analizado y podríamos concluir que el resultado en el mes fue muy satisfactorio, con una nota de 87,5%.

Con la ayuda de un gráfico podemos observar la tendencia de cada indicador y su relaci&´n con las metas propuestas.

7. Manual de descripción de indicadores. Es muy importante desarrollar un manual general que explique la utilidad y el método de cálculo de cada indicador; así, durante los procesos de cambio que se den en la empresa, es más sencillo para el nuevo personal comprender el uso de los indicadores.

Consideremos por ejemplo la explicación del Índice de Rotación de Inventarios:

Conclusiones

  

 

Los indicadores son necesarios para los procesos de mejora, lo que no medimos no lo podemos controlar y lo que no controlamos no lo podemos gestionar; pero, la medición debe gestionarse desde la visión del cliente y no desde el punto de vista de la empresa.

La escogencia de las métricas debe hacerse con sumo cuidado, pues la información generada es fuente de buenas o malas decisiones.

 
 

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